Whistleblowing (Ochrana oznamovatelů)

Na základě zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, v platném znění (dále jen jako "zákon"), účinného od 1. srpna 2023, vznikla obchodní společnosti s obchodní firmou OKNOREALIT s.r.o., IČ: 286 14 992, (dále jen jako "OKNOREALIT") jako povinnému subjektu povinnost určit příslušnou osobu a zavést vnitřní oznamovací systém (dále jen jako "VOS") k přijímání oznámení, nastavit pravidla pro oznamování, samotné nakládání s oznámením, zajištění ochrany totožnosti oznamovatele a dalších osob, ochranu informací uvedených v oznámení a komunikaci s oznamovatelem.

Příslušná osoba

Jako příslušná osoba OKNOREALIT pro přijímání a vyřizování oznámení ve smyslu ust. § 9 odst. 1 zákona je určena zaměstnankyně paní Ivana Gerešová.

OKNOREALIT ve smyslu ust. § 9 odst. 2 písm. a) zákona vylučuje přijímání oznámení od osoby, která pro ni nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost podle ust. § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) zákona .

Obsah oznámení

Jméno, příjmení a datum narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele (oznámení nemusí obsahovat tyto údaje, pokud bylo podáno osobou, jejíž totožnost je příslušné osobě známa); informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo, dochází nebo má dojít u osoby, pro niž oznamovatel, byť zprostředkovaně, vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo u osoby, se kterou oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti, a které je v působnosti ust.§ 2 odst. 1 zákona, včetně identifikace osob, vůči kterým je oznámení směřováno; případné důkazy a podpůrné informace, na jejich základě je podáváno oznámení.

elektronicky:
zasláním e-mailové zprávy na e-mailovou adresu info@oknorealit.cz, do předmětu uveďte oznámení/whistleblowing
v listinné podobě (takto podané oznámení ideálně v zalepené obálce by mělo být označené viditelně a čitelně nápisem „Oznámení – whistleblowing“)
- vhozením do schránky v sídle OKNOREALIT – Žerotínovo nám. 641/15, Přerov I – Město, 750 02 Přerov
- zasláním poštou na adresu: Žerotínovo nám. 641/15, Přerov I – Město, 750 02 Přerov
telefonicky - na telefonním čísle: +420 776 134 722
osobně po předchozí domluvě (požádá-li o to oznamovatel, je příslušná osoba povinna oznámení přijmout osobně v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 14 dnů ode dne, kdy o to oznamovatel požádal), a to v sídle příslušné pověřené osoby

Lhůty pro vyřízení oznámení

Po obdržení oznámení bude oznamovatel vyrozuměn o přijetí oznámení ve lhůtě nejpozději do 7 dní od jeho podání příslušnou osobou OKNOREALIT; to neplatí, pokud oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu OKNOREALIT, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo pokud je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě. O výsledcích šetření a posouzení oznámení příslušnou osobou OKNOREALIT bude oznamovatel vyrozuměn do 30 dnů od potvrzení přijetí oznámení (v případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát); to neplatí, pokud oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu OKNOREALIT, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo pokud je zřejmé, že vyrozuměním o posouzení oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě.
Za den přijetí oznámení se považuje den, kdy bylo oznámení doručeno příslušné osobě OKNOREALIT (podací razítko na obálce doručené poštou) nebo datum vyjmutí ze schránky pro příjem listinných oznámení; u e-mailových oznámení je dnem přijetí oznámení datum odeslání uvedené v záhlaví e-mailu adresovaného na uvedenou adresu info@oknorealit.cz příslušné osobě OKNOREALIT; u ústního, příp. telefonického podání oznámení se za den přijetí oznámení považuje datum osobního jednání oznamovatele s příslušnou osobou OKNOREALIT.

Vyřízení oznámení

Zjistí-li příslušná osoba OKNOREALIT při posuzování důvodnosti oznámení, že nejde o oznámení podle zákona, bez zbytečného odkladu o tom písemně vyrozumí oznamovatele.
Je-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba OKNOREALIT jednateli/jednatelům OKNOREALIT navrhne opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu. Nepřijme-li povinný subjekt opatření navržené příslušnou osobou OKNOREALIT, přijme k předejití nebo nápravě protiprávního stavu jiné vhodné opatření. O přijatém opatření povinný subjekt neprodleně vyrozumí příslušnou osobu OKNOREALIT, která o něm bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele; to neplatí, pokud oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu OKNOREALIT, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo pokud je zřejmé, vyrozuměním o přijatém opatření by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě.
Není-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba OKNOREALIT bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele o tom, že na základě skutečností uvedených v oznámení a z okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že oznámení se zakládá na nepravdivých informacích, a poučí oznamovatele o právu podat oznámení u orgánu veřejné moci.

Ochrana osobních údajů

OKNOREALIT (resp. pověřená příslušná osoba) zpracovává osobní údaje oznamovatelů a dalších dotčených osob, které jsou v oznámení uvedeny a které jsou nezbytné pro splnění právních povinností, která se na správce (OKNOREALIT) vztahuje, ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. c) nařízení GDPR. Všechny informace, včetně osobních údajů oznamovatele a dalších dotčených osob, jsou/budou zpracovávány výhradně odděleně od ostatních informací v rámci zabezpečených datových souborů a datových úložišť a primárně slouží po celou dobu uchování pouze pro pověřenou příslušnou osobu OKNOREALIT v rámci prováděného prošetřování a evidence přijatých oznámení a k přijímání opatření pro zajištění ochrany oznamovatele před odvetnými opatřeními (doba uchování činí nezbytně nutnou dobu, minimálně 5 let od data přijetí oznámení, poté budou osobní údaje anonymizovány nebo zlikvidovány, pokud právní předpisy nestanoví jinak).